Ja is’ denn schon wieder Weihnachten?

02 Dez Ja is’ denn schon wieder Weihnachten?

Anleitung für eine digitale Weihnachtsfeier 2020 zum Selbermachen

Was macht für Sie eine gute Weihnachtsfeier aus? Vielleicht haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, woran Sie nach der Weihnachtsfeier in Pandemiezeiten erkennen würden, dass diese erfolgreich gewesen war? Und was wäre jetzt nach der Veranstaltung anders als vorher? Was ist möglich, was vorher noch nicht möglich war? Wer mag, kann sich diese Fragen mal in aller Ruhe durch den Kopf gehen lassen. Ihre Antworten darauf sind Ihr Arbeitsauftrag für die diesjährige Weihnachtsfeier. Und dann? Dann finden Sie auch einen Weg, diesen Zielzustand mit einer Weihnachtsfeier zu erreichen. Auch digital, denn etwas anderes bleibt uns in Pandemiezeiten nicht wirklich übrig.

Vielleicht hatten Sie ähnliche erste Gedanken wie wir: Kolleg*innen haben sich gefreut, sich mal wieder in einem privat anmutenden Ambiente zu treffen. Sie sind wieder auf dem aktuellen Stand (dienstlich und privat) und haben neue Kolleg*innen kennengelernt. Und das ganze abseits von dienstlichen Telefon- und Videokonferenzen. Einfach mal Zeit haben, um gemeinsam zu quatschen und zu lachen. Die Kolleg*innen sind motiviert, gestärkt und freuen sich auf die weitere Zusammenarbeit im nächsten Jahr. Sie fühlen sich wertgeschätzt, weil ihnen mit einer Weihnachtsfeier für das vergangene Jahr gedankt wird. Sie fühlen sich wohl im Kreis der Kolleg*innen. Sie haben gemeinsam gegessen, gelacht, gesungen und sich mit kleinen Geschenken gegenseitig eine Freude gemacht.

2020 ist dies alles nicht im Rahmen einer physischen Zusammenkunft möglich. 2020 ist der digitale Weg eine Möglichkeit. Auf dem Markt können Sie aufwendige, fertige oder speziell inszenierte digitale Weihnachtsevents mit Rundumservice einkaufen. Alles ist möglich und den Budgets sind keine Grenzen gesetzt. Das können Sie allerdings für dieses Jahr vergessen. Entweder sind die Anbieter total überlastet oder es ist zeitlich einfach nicht mehr bis Weihnachten umsetzbar. Was also tun, wenn man dennoch im weihnachtlichen Rahmen zusammenkommen möchte?

Wir schenken Ihnen eine Lösung für kleine bis ganz große Weihnachtsfeiern (maximal 1500 Teilnehmer*innen). Sie erhalten von uns im Folgenden ein paar Tipps und Tricks, wie Sie die Distanz zwischen den Kolleg*innen überbrücken und auf digitalem Weg ein Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen können.

Die Wahl der Plattform für die digitale Weihnachtsfeier fällt auf …

Vielleicht kennen Sie auch jemanden, der Videokonferenztools wie Zoom oder Blue Jeans für Zusammenkünfte der eher privaten Natur einsetzt. „Boo! ÖÖÖDE!“ sagt unser Junior Projektassistent Fabian dazu.

Wir schlagen vor, einen digitalen Raum für selbstbestimmte Begegnung zu nutzen. Als Plattform nutzen wir für diesen Tipp „Wonder“ – eine ‚noch‘ kostenlose Plattform für digitale Networking-Events. Dort können Sie unter „Get a room“ Ihren virtuellen Raum anfordern. Sobald der Raum zur Verfügung steht (das kann manchmal etwas länger dauern), bekommen Sie eine Bestätigungsmail mit einem Host-Zugang und einem Gästezugang. Sie können den Raum nun als Host betreten und entsprechend Ihrer Ideen ‚einrichten‘. Alles funktioniert webbasiert und ist ohne zusätzliche Installationen nutzbar. Hilfestellung bei der Erstellung von Hintergrundgrafiken gibt gerne unsere Kollegin Conny Koeppl.

Aber was ist unsere eigentliche Idee für die digitale Weihnachtsfeier?

Wir lieben Weihnachtsmärkte. Diese können im Jahr 2020 aber leider nicht stattfinden. Daher schlagen wir Ihnen als Rahmen für Ihre digitale Weihnachtsfeier einen exklusiven, digitalen Weihnachtsmarkt mit gemeinsamen Aktionen und einem hohen Beteiligungsgrad vor. Wir stellen den Weihnachtsmarkt mit Hilfe einer Illustration dar. Auf unserem Weihnachtsmarkt gibt es verschiedene Buden, die als Treffpunkte für die Teilnehmer*innen dienen. Es könnte zum Beispiel einen Glühweinstand, ein Lebkuchenhaus, eine Geschenkebude und einen Weihnachtsbaum geben.

Wie könnten die Teilnehmer*innen die digitale Weihnachtsfeier 2020 erleben?

Das „Spektakel“ beginnt für Ihre Teilnehmer*innen mit Ihrer Email-Einladung. In dieser Mail enthalten ist der Link und das Passwort zu Ihrem virtuellen Raum auf Wonder. Dem Link folgend, durchlaufen Ihre Teilnehmer*innen hier einen kurzen Anmeldeprozess, in dem die obligatorischen Datenschutzbestimmungen und Zugriffsrechte (Kamera und Mikrofon) freigegeben werden müssen. Zusätzlich erstellt jeder ein Profilfoto über seine Kamera und legt seinen Namen fest. Und schon ist man auf der Begegnungsplattform.

Nach einer kurzen Weihnachtsansprache des Gastgebers (Broadcast-Funktion) können die Teilnehmer*innen ihr Bild auf der Weihnachtsmarkt-Oberfläche mit den Pfeiltasten der Tastatur frei bewegen. Sie können sich zum Beispiel zur Glühweinbude bewegen. Wenn bereits Kolleg*innen dort sind und sich die Profilbilder in unmittelbarer Nähe befinden, werden die Teilnehmer*innen automatisch in eine Ad-hoc-Videokonferenz zusammengeschaltet. Jeder kann nun sehen, welche Kolleg*innen sich in einer Konversation befinden – um die Gruppe ist ein graphischer, transparenter Kreis gelegt. Jeder kann an dieser Konversation teilnehmen. Dazu muss das Profilbild einfach in die Nähe der Runde bewegt werden und sofort ist man als Teilnehmer*in der Ad-hoc-Videokonferenz zugeschaltet. Bis zu 15 Personen sind gleichzeitig in einer Ad-hoc-Videokonferenz möglich. Wer sich aus dem Kreis wieder herausbewegt, verlässt auch automatisch die Ad-hoc-Videokonferenz.

An den Buden und den dort entstehenden Teilnehmer*innen-Runden können gemeinsame Erlebnisse geschaffen werden. So könnte zum Beispiel am Lebkuchenhaus zusammen Lebkuchen gestaltet und dekoriert werden, am Glühweinstand kann Glühwein getrunken, an der Geschenkebude kleine Präsente ausgepackt und am Weihnachtsbaum gemeinsam Weihnachtslieder gesungen werden. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Allerdings ist es für die Teilnahme wichtig, dass alle die identischen Voraussetzungen und  Utensilien Zuhause im Homeoffice haben. Sie können vorab eine Einkaufsliste verschicken oder Sie versenden im Vorfeld an alle Teilnehmer*innen ein Weihnachtspaket mit allen benötigten Materialen.

Was könnte sich alles im Weihnachtspaket befinden? In unserem Beispiel wäre das ein Lebkuchenherz und Zuckerdekoration, eine kleine Flasche Glühwein und alkoholfreier Punsch, eine bedruckte Glühweintasse, ein kleines Buch mit Weihnachtsliedern zum Mitsingen und ein kleines Geschenk zum Auspacken. Als gemeinsames Erkennungszeichen würden wir außerdem einen roten Weihnachtspullover mit Rentiermotiv oder eine rote Weihnachtsmütze in Plüsch dazu packen.

Und zu der Aktion am Weihnachtsbaum hätten wir auch noch eine Idee: das gemeinsame Weihnachtsliedersingen kommt deutlich schneller in Fahrt, wenn eine talentierte Kollegin oder ein talentierter Kollege die Gruppe anleitet und zum Beispiel mit der Gitarre begleitet. Sollte es keine Talente in Ihrem Kollegenkreis geben, bietet music4friends aus Wuppertal Sänger*innen mit Gitarre und/oder weiteren Instrumenten für Ihre digitale Weihnachtsfeier an. Die Künstler*innen loggen sich wie normale Gäste in die Plattform ein und sind dauerhaft am Weihnachtsbaum für die Bildung einer Ad-hoc-Videokonferenzgruppe bereit. Sobald sich eine Gruppe gebildet hat, stimmen sie gemeinsam eines der Weihnachtslieder aus dem mitgeschickten Büchlein an.

Es kann dabei „um den Weihnachtsbaum“ gesungen, getanzt und gelacht werden und im Nachhinein trifft man sich wieder zum Glühwein „um die Ecke“ am Glühweinstand. Zum krönenden Abschluss treffen sich alle Mitarbeiter*innen an der Geschenkebude zur Wichtelaktion. Hierfür könnten alle Mitarbeiter*innen im Vorfeld ein kleines Geschenk zur Firma schicken und die dafür zuständige Person packt diese Geschenke in die jeweiligen Weihnachtspakete.

Es gibt viele Ideen, die man mit geringem Budget schnell in ein digitales Weihnachtsevent umsetzen kann. Die Weihnachtszeit ist die besinnlichste Zeit des Jahres und auch eine Pandemie sollte daran nichts ändern. Es ist die Zeit für Begegnungen außerhalb des Tagesgeschäfts. Eine Zeit für Nähe. Und wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer kleinen Idee ein wenig Zusammenhalt und Nähe in die Home-Offices Ihrer Mitarbeiter*innen zaubern können. Viel Spaß bei der Umsetzung. Wir freuen uns auf Ihre Berichte.

Machen Sie sich einen Eindruck davon, wie die Plattform aussehen und aufgebaut sein könnte. Hier der Link zu unserer turner & friends – Weihnachtsfeier 2020 auf Wonder: https://www.wonder.me/r?id=1a123e01-2aee-4110-97f9-62934d4dcb6a / Passwort: Weihnachten2020 (Optimal im aktuellen Google Chrome oder Firefox)

Kurzanleitung für Ihre digitale Weihnachtsfeier 2020

• Buchen Sie kostenlos einen virtuellen Raum bei Wonder unter „Get a room“ und geben Sie der Veranstaltung einen Namen. Es kann ein paar Tage dauern bis der Raum freigeschaltet wird, daher buchen Sie ihn frühzeitig.
• Überlegen Sie sich, welche Aktionen es auf dem Weihnachtsmarkt geben soll (z.B. eine gemeinsame Wichtelaktion, Glühwein trinken, Lebkuchen gestalten oder essen, gemeinsam singen, etc.) und schreiben Sie entweder eine Einkaufsliste für die Teilnehmer*innen oder organisieren Sie die dafür benötigte Ausstattung (Glühwein, Lebkuchen, Musiker,..) und jemanden, der die Pakete hierfür konfektioniert und versendet/verteilt.
• Erstellen Sie eine Grafik mit Ihren gewünschten „Buden“ auf dem virtuellen Weihnachtsmarkt nach den Vorgaben von Wonder (2600 x 1400 Pixel, max. 2 MB Dateigröße). Über das Menü Einstellungen können Sie als Host Ihres Raums den Hintergrund ändern (unter „Room background“). Sie können unter „Guest password“ ein Gäste-Passwort festlegen.
• Gestalten Sie einen Brief, den Sie per Mail oder im Paket verschicken. Darin beschreiben Sie das Vorgehen und welche Aktion an den jeweiligen Buden möglich ist. Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die digitale Weihnachtsfeier fest und senden Sie sowohl den Gäste-Link aus der Bestätigungsmail von Wonder, als auch Ihr persönlich festgelegtes Gäste-Passwort mit.
• Legen Sie einen Redner fest, – evtl. der Geschäftsführer/Abteilungsleiter/etc. – der die Gäste zu Beginn der digitalen Weihnachtsfeier über die Broadcast-Funktion persönlich begrüßt, eine kleine Ansprache hält oder Ihnen auch nur viel Spaß wünscht.
• Genießen Sie das Zusammentreffen, wir wünschen Ihnen viel Spaß dabei!