Nach dem Sommer kommt der Herbst!

09 Sep Nach dem Sommer kommt der Herbst!

Geht SARS-CoV-2 in die nächste Runde? Wie bereiten wir unsere direkte Kommunikation mit Mitarbeiter:innen, Führungskräften, Partner:innen und Kund:innen darauf vor?

Vielleicht denken Sie jetzt, „nicht schon wieder ein Blockbeitrag zu Corona“, „Was ist Corona?“, „Spielverderber“ oder „Abwarten und Tee trinken“. Man kann so denken, wir denken aber lieber schon an den nicht ganz unwahrscheinlichen Fall von Kontaktbeschränkungen und -verboten. Dieses Vorgehen hat uns seit April 2020 schon einen Vorsprung im Bereich digitaler Events verschafft. Wir haben digitale Events zu einem zweiten Schwerpunkt unserer Arbeit entwickelt und wirkungsvolle, interaktive Veranstaltungen mit bis zu 6.800 Teilnehmer:innen umgesetzt. Und aus dieser Position heraus, werfen wir heute einen Blick auf die Corona-Lage und geben Tipps für die Vorbereitung auf das, was eventuell wieder auf uns zukommt.

Status Quo Corona in Bezug auf Veranstaltungen

Wie wird sich SARS-CoV-2 weiterentwickeln? Welche Varianten tauchen im Herbst/Winter auf? Welche Auswirkungen haben diese auf unsere Gesundheit und das Gesellschaftsleben? Gibt es wieder Einschränkungen, wie Kontaktverbote und Maskenpflicht?

Sogar die Fachleute können nur Prognosen aufstellen und die sind nicht viel besser als ein Blick in die Kristallkugel. Die vergangenen zweieinhalb Jahre haben gezeigt, dass neue Varianten genauso wenig vorhersagbar sind, wie die damit verbundene Krankheitsschwere und die Todeszahlen.

Die Ausgangslage hat sich im Vergleich zu den beiden Vorjahren jedoch verändert. Der hohe Immunisierungsgrad der Bevölkerung (Impfung und eine hohe Anzahl durchgemachter Infektionen) führen zu einer mittlerweile breiten Basisimmunität gegenüber SARS-CoV-2. Durch das derzeitige Auftreten von Virusvarianten mit verringerter Krankheitsschwere ist für die Experten gut vorstellbar, dass es sich dabei um eine generelle Abschwächung der krankmachenden Eigenschaften von SARS-CoV-2 handelt.

In der 11. Stellungnahme des ExpertInnenrates der Bundesregierung zu COVID-19 „Pandemievorbereitung auf Herbst/Winter 2022/23“ vom 08.06.2022 wird das Gesundheitswesen und weitere Sektoren des öffentlichen Lebens sowie die Bevölkerung jedoch aufgerufen, sich darauf einzustellen und vorzubereiten, dass SARS-CoV-2 und andere Atemwegsinfektionen im Herbst und Winter 2022/23 saisonal bedingt zunehmen werden. )Link zur Stellungnahme des ExpertInnenrates der Bundesregierung zu COVID-19 vom 08.06.2022)

Vor diesem Hintergrund bedarf es einer vorausschauenden Planung in allen Bereichen, denn die Risikofaktoren sind immer noch die gleichen: geschlossene und überfüllte Innenräume mit engen Kontakten. Und damit rücken die Auswirkungen der Pandemie auf die Möglichkeiten direkter persönlicher Kommunikation in den Fokus. Es könnte also wieder dazu kommen, dass Mitarbeiter:innen, Führungskräfte, Partner:innen und Kund:innen verstärkt wieder aus dem Home Office arbeiten. Es tauchen möglicherweise wieder die identischen Hürden im Bereich der flächendeckenden Kommunikation auf. Persönliche Treffen, Messen und Events dürfen nicht oder nur eingeschränkt stattfinden.

Warum braucht wirkungsvolle Kommunikation mehr als nur Text in einer E-Mail?

Der Sommer steht und stand ganz im Zeichen der persönlichen Begegnung. Nicht stattgefundene Sommerfeste, Team-Events und -Trainings, Tagungen und Kongresse, Messen, Präsentationen, Pressekonferenzen, Familienfeste, Konzerte und Partys der vergangenen zwei Jahre wurden gebündelt nachgeholt. Viel fand draußen statt. Und die Infektionszahlen stiegen unerwartet hoch an. Personen, die noch kein Corona hatten sind jetzt die Minderheit.

Die Frage ist: was passiert, wenn im Herbst das Wetter nicht mehr mitspielt, Veranstaltungen wieder in geschlossenen Räumen stattfinden müssen aber die Infektionslage nach wie vor hoch ist? Risiko oder Sicherheit? Setzen wir uns, unsere Kolleg:innen, Kund:innen, Dienstleister:innen und Partner:innen der Gefahr einer ersten oder erneuten Ansteckung mit SARS-CoV-2 aus?

Wir haben in der Pandemie erlebt und gelernt, dass es eine kurze überschaubare Zeit auch ohne direkte Kommunikation geht. Aber nur dann, wenn alles im Unternehmen in gewohnten Bahnen läuft, die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen stimmen und keine Veränderungen im System vorgenommen werden.

Unternehmen haben die Pandemie häufig genutzt, um größere Change- oder Strategieprozesse zu initiieren. Veränderung und damit auch Unruhe führt bei vielen Menschen auch ohne persönliche Distanz zu Unsicherheit, die schnell in Angst umschlagen kann. Besonders dann, wenn Informationen zu den Planungen oder konkreten Veränderungen schleppend, gar nicht oder nur über den Flurfunk verbreitet werden. Schnell wirkt die Maßnahme ziellos und außer Kontrolle geraten. Infomationen in Form von E-Mails mit umfangreichen anhängenden Pdfs werden als Aufklärung verschickt. Die Empfänger fühlen sich dadurch trotzdem nicht mitgenommen. Warum nicht? Mailings transportieren selten Emotionen und die Empfänger:innen können sich kein vollumfängliches Bild davon machen, mit welcher Glaubwürdigkeit, Energie und Selbstsicherheit der/die Absender:in diese Informationen verbreitet.

Die direkte Kommunikation und der direkte Austausch mit Mitarbeiter:innen und Führungskräften kann Ängste nehmen, Orientierung geben und für die Zukunft motivieren. Was ist der Unterschied zur Kommunikation zum Beispiel per Rundmail? Wenn ich einer Person ins Gesicht schauen kann und sehen/spüren kann, ob der-/diejenige selber überzeugt ist und auch ernst meint, was er/sie da verkündet oder wie er/sie auf eine Frage aus dem Teilnehmer:innen-Kreis antwortet, dann kann ich mir schnell ein eigenes Bild für mich bilden. Bin ich der gleichen Meinung und kann ich dem Vorhaben uneingeschränkt folgen? Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, inklusive Körpersprache und Tonalität gibt mir persönlich einen größeren Entscheidungsraum, als eine eindimensionale Information in Textform. Und die direkte Reaktion meiner Kollegen und Kolleginnen trägt zusätzlich enorm zu meiner Meinungsbildung/Entscheidung bei.

Die Faktoren – Sprache, Körpersprache und Tonalität – bilden einen Rahmen für eine Information/Botschaft. Häufig macht der Rahmen erst das Gesamtbild rund und es fällt mir deutlich einfacher zu entscheiden, ob das Gesamtbild so stimmig ist und ob es mir gefällt oder auch nicht.

Und wenn wir uns im Herbst/Winter wieder nicht persönlich treffen können, dann doch nur Mailings verschicken?

Jetzt ist es aber vielleicht so, dass Präsenztreffen/-veranstaltungen wieder nicht stattfinden dürfen oder Unternehmen entscheiden, dass sie zum Schutz der Gesundheit aller Beteiligten auf Präsenz verzichten wollen. Was dann? Doch nur Mailings verschicken? Wie können wir uns schon jetzt vorbereiten?

Vielleicht lassen Sie sich jetzt einmal kurz auf eine gedankliche Reise mit mir ein. Mal angenommen wir könnten in die Zukunft reisen und Sie stellen die Zeitmaschine auf den 1. April 2023 ein. Der Frühling ist in vollen Zügen und wir haben den Herbst und Winter sehr gut gemeistert. Wir waren wieder überwiegend im Homeoffice tätig und haben mit den Kolleg:innen, Partner:innen und Kund:innen remote zusammen gearbeitet. Ihre Unternehmensleitung hat digitale, interaktive Informations-Veranstaltungen für alle Mitarbeiter:innen und Führungskräfte mit großer Beteiligung durchgeführt. Alles ist gut. Was ist dann jetzt nach dem Herbst/Winter gewährleistet? Was ist jetzt möglich, was ohne diese direkte digitale Kommunikation nicht möglich gewesen wäre?

Haben Sie sich Ihre Gedanken/Antworten notiert? Ihre Notizen, sind die Zielsetzung für Ihre internen, digitalen Kommunikationsmaßnahmen für den kommenden Herbst/Winter.

Unser Tipp:
Bereiten Sie sich auf den Fall vor, dass im Herbst/Winter Präsenzveranstaltungen nicht stattfinden dürfen beziehungsweise diese vom Unternehmen nicht gewollt sind. Denken Sie schon heute einen Plan B mit. Konzipieren Sie Veranstaltungen zweigleisig, denn Veranstaltungen in Präsenz lassen sich nur in seltenen Fällen 1:1 in ein digitales Format übertragen. Informieren Sie ihre Umsetzungspartner über den Plan B und prüfen sie, wie die Vorlaufzeiten der einzelnen Partner sind, um ein digitales Format umzusetzen.

Erfahrungen der letzten Jahre nutzen!

Einige Dienstleister haben sich im Frühjahr 2020 an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, digitale Formate konzipiert, mit Partnern Plattformen entwickelt, angeboten, umgesetzt, verbessert und aus Erfahrungen neue Kompetenzen erworben.

Wir sind so ein Dienstleister. Seit April 2020 haben wir digitale Events zu unserem zweiten Spezialgebiet gemacht und in den letzten zweieinhalb Jahren viele Veranstaltungen als digitale Live-Events für unsere Kunden umgesetzt. Wir haben getestet, gelernt und optimiert. Heute haben wir digitale Tools an der Hand (die gab es im April 2020 noch nicht), mit denen nicht nur Inhalte gesendet werden, sondern auch komplexe, kollaborative Veranstaltungskonzepte mit mehreren tausenden Teilnehmer:innen realisiert werden können. Mitarbeiter:innen, Führungskräfte, Kund:innen und Partner:innen können mit diesen Tools nicht nur beteiligt werden, sondern gestalten die Veranstaltung und insbesondere deren Inhalte live mit. Und das ganze kurzweilig, professionell moderiert, inszeniert, ablaufgesteuert, unterhaltsam, informativ, störungsfrei und übertragungssicher. Veranstaltungen die ankommen und etwas bewegen – trotz räumlicher Distanz. Mit hoher Beteiligung und ohne Reisezeiten, Reisekosten für die Teilnehmer:innen und ohne Risiko einer Ansteckung mit Covid-19.

Und diese digitalen Formate gewährleisten, dass sich die Protagonisten präsentieren und ihre Botschaften und Inhalte platzieren können. Der Rahmen ist vorhanden, um Sprache, Körpersprache und Tonalität live zu erleben. Und auch der Dialog mit einer großen Zahl an Teilnehmer:innen ist gewährleistet. Wir gehen sogar so weit zu behaupten, dass der Dialog noch viel intensiver gestaltet werden kann, als bei Großveranstaltungen in Präsenz.

Ein Beispiel in Zahlen: Digitale Gesamtpersonalversammlung des Gesamtpersonalrats der AOK Baden-Württemberg im März 2022, 6.800 durchgehend teilnehmende Teilnehmenr:innen von möglichen 10.800 Arbeitnehmer:innen. 15% der Teilnehmer:innen haben an einer parallel stattfindenden Befragung teilgenommen. 660 inhaltliche Fragen sind von Teilnehmer:innen eingegangen, die entweder in der 5-stündigen Veranstaltung oder im direkten Nachgang im Intranet beantwortet wurden. 1.800 inhaltliche Chat-Beiträge (redaktionell betreut), 1.480 direkte Feedbacks nach der Veranstaltung mit einer klaren 5-Sterne-Bewertung. Gesendet wurde aus dem Projekthaus der AOK Baden-Württemberg in Ludwigsburg. Die Plattform „Virtual Events“ und das „Webcasting“ kam von der movingimage GmbH, Berlin und wurde in enger Zusammenarbeit mit uns auf das Format angepasst. Der Gesamtpersonalrat war überwältigt von der Zahl der Teilnehmer:innen und deren Beteiligung. Mit Personalversammlungen in Präsenz erreichten die Personalrät:innen in der Vergangenheit nur einen Bruchteil der Belegschaft direkt.

Sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Umsetzung von wirkungsvoller analoger und digitaler Kommunikation. E-Mail: mail@turner-and-friends.de, fon: +40 (0)221 30 19 62 41, Homepage