Hatten wir das nicht schon im letzten Jahr?

Hatten wir das nicht schon im letzten Jahr?

Ja und diesmal surfen wir die 4. Covid-19-Welle.

Alles sollte dieses Jahr wieder ein bisschen „normaler“ werden. Die Hoffnung hatten wir zumindest, als endlich Ende letzten Jahres wirkungsvolle Impfstoffe und Schnelltests zur Verfügung standen. Auch Weihnachtsfeiern sollten unter gelockerten Schutzmaßnahmen wieder möglich sein. Natürlich unter der Voraussetzung, dass alle geimpft, genesen oder getestet sind. Die Vorfreude war groß. Und jetzt? Die Zahlen gehen ein viertes Mal durch die Decke und alles beginnt wieder von vorne. Vielleicht sitzen Sie auch schon wieder alleine im Homeoffice. Wurde Ihre Weihnachtsfeier 2021 schon abgesagt? Weil uns das alles so bekannt vorkommt, schenken wir Ihnen auch in diesem Jahr wieder die:

Anleitung für eine digitale Weihnachtsfeier 2021 zum Selbermachen

Was macht für Sie eine gute Weihnachtsfeier aus? Vielleicht haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, woran Sie in diesem Jahr nach der Weihnachtsfeier in Pandemiezeiten erkennen würden, dass diese erfolgreich gewesen war? Und was wäre jetzt nach der Veranstaltung anders als vorher? Was ist möglich, was vorher noch nicht möglich war? Lassen Sie sich Zeit, um in aller Ruhe über diese Fragen nachzudenken. Ihre Antworten darauf sind Ihr Arbeitsauftrag für die diesjährige Weihnachtsfeier. Und dann? Dann finden Sie auch einen Weg, diesen Zielzustand mit einer Weihnachtsfeier zu erreichen. Auch digital, denn etwas anderes bleibt uns nach fast zwei Jahren Pandemie nicht wirklich übrig.

Vielleicht hatten Sie ähnliche erste Gedanken wie wir: Kolleg*innen haben sich gefreut, sich mal wieder in einem privat anmutenden Ambiente zu treffen. Sie sind wieder auf dem aktuellen Stand (dienstlich und privat) und haben neue Kolleg*innen kennengelernt. Und das ganze abseits von dienstlichen Telefon- und Videokonferenzen. Einfach mal Zeit haben um gemeinsam zu quatschen und zu lachen. Die Kolleg*innen sind motiviert, gestärkt und freuen sich auf die weitere Zusammenarbeit im nächsten Jahr. Sie fühlen sich wertgeschätzt, weil ihnen mit einer Weihnachtsfeier für das vergangene Jahr gedankt wird. Sie fühlen sich wohl im Kreis der Kolleg*innen. Sie haben gemeinsam gegessen, gelacht, gesungen und sich mit kleinen Geschenken gegenseitig eine Freude gemacht. Sie haben Zuversicht getankt, dass wir gemeinsam die Situation in 2022 in den Griff bekommen und zur Normalität zurückkehren können.

Auch 2021 ist eine „sichere“ physische Zusammenkunft nicht wirklich möglich. Die neue Variante Omikron ist zu wenig erforscht und immer mehr bereits geimpfte Personen werden positiv auf Covid-19 getestet. Es braucht wieder einmal eine digitale Alternative. Das Angebot hat sich nicht wirklich geändert. Es können nach wie vor aufwendige, fertige oder speziell inszenierte digitale Weihnachtsevents mit Rundumservice eingekauft werden. Alles ist möglich und den Budgets sind keine Grenzen gesetzt. Das können Sie zu diesem Zeitpunkt für dieses Jahr aber schon wieder vergessen. Entweder sind die Anbieter total überlastet oder es ist zeitlich einfach nicht mehr bis Weihnachten umsetzbar.

Daher schenken wir Ihnen dieses Jahr erneut eine Lösung für kleine bis ganz große Weihnachtsfeiern, die Sie auf Projekt-, Team-, Abteilungs- oder Unternehmensebene stattfinden können. Sie erhalten von uns im Folgenden ein paar Tipps und Tricks, wie Sie die Distanz zwischen den Kolleg*innen überbrücken und ein Zusammengehörigkeitsgefühl digital schaffen können.

Die Wahl der Plattform für die digitale Weihnachtsfeier fällt auf …

Zoom und Co. sind Konferenztools und für eine digitale Weihnachtsfeier in unserem Sinne nicht wirklich nutzbar.

Daher schlagen wir vor, einen digitalen Raum für selbstbestimmte Begegnung zu nutzen. Als Plattform nutzen wir für diesen Tipp wieder „Wonder“ – eine immer noch kostenlose Plattform für digitale Networking-Events (www.wonder.me).

Generieren Sie für sich unter https://community.wonder.me/ „LOGIN“ einen neuen Account. Unter „my spaces“ legen Sie Ihre virtuellen Räume an. Klicken Sie dazu einfach auf „Create a Space“. Jetzt können Sie als Host den Raum entsprechend Ihrer Ideen ‚einrichten‘. Alles funktioniert webbasiert und ist ohne zusätzliche Installationen nutzbar. Neu in 2021 ist der „Xmas mode“. Es schneit, die Teilnehmerbilder erhalten Weihnachtsmützen und es können Schneebälle geworfen werden. Den Xmas mode kann der Host mit dem „🧑‍🎄“ aktivieren.

Was ist unsere eigentliche Idee für die digitale Weihnachtsfeier?

Wir lieben Weihnachtsmärkte. Diese können im Jahr 2021 wieder einmal gar nicht oder nur stark eingeschränkt stattfinden. Daher schlagen wir Ihnen als Rahmen für Ihre digitale Weihnachtsfeier einen exklusiven, digitalen Weihnachtsmarkt mit gemeinsamen Aktionen und einem hohen Beteiligungsgrad vor. Wir stellen den Weihnachtsmarkt mit Hilfe einer Illustration dar. Einfach und auf das Wichtigste reduziert. Auf unserem Weihnachtsmarkt gibt es verschiedene Buden, die als Treffpunkte für die Teilnehmer*innen dienen. Es könnte zum Beispiel einen Glühweinstand, ein Lebkuchenhaus, eine Geschenkbude und einen Weihnachtsbaum geben.

Wie könnten die Teilnehmer*innen die digitale Weihnachtsfeier 2021 erleben?

Das „Spektakel“ beginnt für Ihre Teilnehmer*innen mit Ihrer Email-Einladung. In dieser Mail enthalten ist der Link und das Passwort zu Ihrem virtuellen Raum auf Wonder.me. Am Veranstaltungstermin gelangen Ihre Teilnehmer:innen über den Link zur Plattform und durchlaufen hier einen kurzen Anmeldeprozess. Die obligatorischen Datenschutzbestimmungen und Zugriffsrechte (Kamera und Mikrofon) müssen freigegen werden. Zusätzlich erstellt jeder ein Profilfoto per Upload oder mit der im Endgerät integrierten Kamera. Namen festlegen und schon ist man auf der Begegnungsplattform.

Ankommen, umschauen, chatten und die ersten Kolleg:innen treffen. Die/der Gastgeber:in kann über die Broadcast-Funktion alle Teilnehmer*innen gleichzeitig kurz begrüßen und in die Veranstaltung einleiten. Danach kann sich jeder frei über den virtuellen Weihnachtsmarkt bewegen. Mit den Pfeiltasten der Tastatur oder der Maus lässt sich das eigene Bild steuern. Zum Beispiel könnte man sich zur Glühweinbude begeben. Wenn bereits Kolleg*innen dort sind und sich die Profilbilder in unmittelbarer Nähe befinden, werden die Teilnehmer*innen automatisch in eine Ad-hoc-Videokonferenz zusammengeschaltet. Jeder kann nun sehen, welche Kolleg*innen sich in einer Konversation befinden – um die Gruppe ist ein graphischer, transparenter Kreis gelegt. Jeder kann an dieser Konversation teilnehmen. Dazu muss das Profilbild einfach in die Nähe der Runde bewegt werden und sofort ist man als Teilnehmer*in der Ad-hoc-Videokonferenz zugeschaltet. Bis zu 15 Personen sind gleichzeitig in einer Ad-hoc-Videokonferenz möglich. Wer sich aus dem Kreis wieder herausbewegt, verlässt auch automatisch die Ad-hoc-Videokonferenz.

An den Buden und den dort entstehenden Teilnehmer*innen-Runden können gemeinsame Erlebnisse geschaffen werden. So könnte zum Beispiel am Lebkuchenhaus zusammen Lebkuchen gestaltet und dekoriert werden, am Glühweinstand kann Glühwein getrunken, an der Geschenkebude kleine Präsente ausgepackt und am Weihnachtsbaum gemeinsam Weihnachtslieder gesungen werden. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Allerdings ist es für die Teilnahme wichtig, dass alle die identischen Voraussetzungen und Utensilien Zuhause im Homeoffice haben. Sie können vorab eine Einkaufsliste verschicken oder Sie versenden im Vorfeld an alle Teilnehmer*innen ein Weihnachtspaket mit allen benötigten Materialen.

Was könnte sich alles im Weihnachtspaket befinden? In unserem Beispiel wäre das ein Lebkuchenherz und Zuckerdekoration, eine kleine Flasche Glühwein und alkoholfreier Punsch, eine bedruckte Glühweintasse, ein kleines Buch mit Weihnachtsliedern zum Mitsingen und ein kleines Geschenk zum Auspacken. Als gemeinsames Erkennungszeichen würden wir außerdem einen roten Weihnachtspullover mit Rentiermotiv oder eine rote Weihnachtsmütze in Plüsch dazu packen.

Und zu der Aktion am Weihnachtsbaum hätten wir auch noch eine Idee: das gemeinsame Weihnachtsliedersingen kommt deutlich schneller in Fahrt, wenn eine talentierte Kollegin oder ein talentierter Kollege die Gruppe anleitet und zum Beispiel mit der Gitarre begleitet. Sollte es keine Talente in Ihrem Kollegenkreis geben, bietet music4friends aus Wuppertal (https://www.music4friends.de/act/online-meeting-music-break/) Sänger*innen mit Gitarre und/oder weiteren Instrumenten für Ihre digitale Weihnachtsfeier an. Die Künstler*innen loggen sich wie normale Gäste in die Plattform ein und sind dauerhaft am Weihnachtsbaum für die Bildung einer Ad-hoc-Videokonferenzgruppe bereit. Sobald sich eine Gruppe gebildet hat, stimmen sie gemeinsam eines der Weihnachtslieder aus dem mitgeschickten Büchlein an. (https://www.youtube.com/watch?v=gChEg8VhKYU&feature=emb_logo)

Es kann dabei „um den Weihnachtsbaum“ gesungen, getanzt und gelacht werden und im Nachhinein trifft man sich wieder zum Glühwein „um die Ecke“ am Glühweinstand. Zum krönenden Abschluss treffen sich alle Mitarbeiter*innen an der Geschenkebude zur Wichtelaktion. Hierfür könnten alle Mitarbeiter*innen im Vorfeld ein kleines Geschenk zur Firma schicken und die dafür zuständige Person packt diese Geschenke in die jeweiligen Weihnachtspakete.

Es gibt viele Ideen, die man mit geringem Budget schnell in ein digitales Weihnachtsevent umsetzen kann. Die Weihnachtszeit ist die besinnlichste Zeit des Jahres und auch eine Pandemie sollte daran nichts ändern. Es ist die Zeit für Begegnungen außerhalb des Tagesgeschäfts, eine Zeit für Nähe und wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer kleinen Idee ein wenig Zusammenhalt und Nähe in die Home-Offices Ihrer Mitarbeiter*innen zaubern können. Viel Spaß bei der Umsetzung. Wir freuen uns auf Ihre Berichte.

Machen Sie sich einen Eindruck davon, wie die Plattform aussehen und aufgebaut sein könnte. Hier der Link zu unserer turner & friends – Weihnachtsfeier 2021 auf Wonder: https://app.wonder.me/?spaceId=93caae23-c136-4c80-8b0e-2e546e7b271d – Passwort: Weihnachten2021 (Optimal im aktuellen Google Chrome oder Firefox)

Kurzanleitung für Ihre digitale Weihnachtsfeier 2020

  • Buchen Sie kostenlos einen virtuellen Raum bei Wonder unter „Get a room“ und geben Sie der Veranstaltung einen Namen. Es kann ein paar Tage dauern bis der Raum freigeschaltet wird, daher buchen Sie ihn frühzeitig.
  • Überlegen Sie sich, welche Aktionen es auf dem Weihnachtsmarkt geben soll (z.B. eine gemeinsame Wichtelaktion, Glühwein trinken, Lebkuchen gestalten oder essen, gemeinsam singen, etc.) und schreiben Sie entweder eine Einkaufsliste für die Teilnehmer*innen oder organisieren Sie die dafür benötigte Ausstattung (Glühwein, Lebkuchen, Liederbuch, Musiker,..) und jemanden, der die Pakete hierfür konfektioniert und versendet/verteilt.
  • Erstellen Sie eine Grafik mit Ihren gewünschten „Buden“ auf dem virtuellen Weihnachtsmarkt nach den Vorgaben von Wonder (2600 x 1400 Pixel, max. 2 MB Dateigröße). Über das Menü Einstellungen können Sie als Host Ihres Raums den Hintergrund ändern (unter „Room background“). Sie können unter „Guest password“ ein Gäste-Passwort festlegen.
  • Gestalten Sie einen Brief, den Sie per Mail oder im Paket verschicken. Darin beschreiben Sie das Vorgehen und welche Aktion an den jeweiligen Buden möglich ist. Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die digitale Weihnachtsfeier fest und senden Sie sowohl den Gäste-Link aus der Bestätigungsmail von Wonder, als auch Ihr persönlich festgelegtes Gäste-Passwort mit.
  • Legen Sie einen Redner fest, – evtl. der Geschäftsführer/Abteilungsleiter/etc. – der die Gäste zu Beginn der digitalen Weihnachtsfeier über die Broadcast-Funktion persönlich begrüßt, eine kleine Ansprache hält oder Ihnen auch nur viel Spaß wünscht.
  • Genießen Sie das Zusammentreffen, wir wünschen Ihnen viel Spaß dabei!